แนวปฏิบัติการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
สำหรับการปฏิบัติงานนอกสถานที่

ระบบสารสนเทศของสำนักงานได้รับการออกแบบเป็นระบบแบบ Web-based เพื่อความสะดวกและปลอดภัยในการใช้งาน พนักงานต้องเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ของระบบที่หน่วยงานกำหนดเท่านั้น โดยพิมพ์ URL ของระบบสำนักงานลงในเบราว์เซอร์โดยตรง และหลีกเลี่ยงการคลิกลิงก์จากอีเมลที่ไม่รู้จักหรือแหล่งที่ไม่น่าเชื่อถือ

การเข้าสู่ระบบต้องดำเนินการผ่านแอปพลิเคชัน ThaiD (Digital ID) ตามมาตรฐานที่สำนักงานกำหนด เมื่อเข้าสู่หน้าล็อกอิน ให้เลือก "เข้าสู่ระบบด้วย ThaiD" จากนั้นเปิดแอปพลิเคชัน ThaiD บนสมาร์ทโฟนเพื่อสแกน QR Code และยืนยันตัวตนด้วยใบหน้าหรือรหัสผ่าน

ห้ามพนักงานเปิดเผยข้อมูลบัญชีผู้ใช้งาน (Username/Password) หรืออนุญาตให้บุคคลอื่นใช้บัญชีของตนในการเข้าถึงระบบของสำนักงานโดยเด็ดขาด ไม่จดรหัสผ่านใส่กระดาษแปะไว้ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ และไม่บอกรหัสผ่านให้เพื่อนร่วมงานหรือบุคคลในครอบครัวทราบ แม้จะเป็นการขอให้ช่วยงานชั่วคราวก็ตาม

การเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ ให้ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สื่อสารของสำนักงาน หรืออุปกรณ์ส่วนตัวที่มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ในการเข้าถึงระบบ หากใช้อุปกรณ์ส่วนตัว ควรแยก User Profile สำหรับการทำงานออกจาก Profile ที่ใช้ส่วนตัวหรือให้บุคคลอื่นในครอบครัวใช้

อุปกรณ์ที่ใช้ปฏิบัติงานต้องมีการติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส (Anti-virus) และต้องได้รับการอัปเดตระบบปฏิบัติการรวมถึงซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ ตั้งค่าให้ระบบปฏิบัติการและโปรแกรม Anti-virus อัปเดตอัตโนมัติ และหมั่นตรวจสอบสถานะการอัปเดตอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง

หลีกเลี่ยงการใช้อุปกรณ์สาธารณะ หรืออุปกรณ์ของบุคคลอื่นในการเข้าถึงระบบและข้อมูลของสำนักงาน ไม่ล็อกอินเข้าระบบของสำนักงานผ่านคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการในร้านอินเทอร์เน็ตคาเฟ่ หรือคอมพิวเตอร์ของโรงแรม

การเชื่อมต่อเครือข่ายที่ปลอดภัยช่วยป้องกันการดักจับข้อมูลระหว่างการสื่อสาร ให้ใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่มีความปลอดภัย เช่น เครือข่ายส่วนบุคคล (Private Network) หรือเครือข่ายที่บ้านที่มีการตั้งรหัสผ่าน ตั้งรหัสผ่าน Wi-Fi ที่บ้านให้คาดเดาได้ยาก (ประกอบด้วยตัวอักษรพิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ ตัวเลข และสัญลักษณ์) และเปลี่ยนรหัสผ่านเริ่มต้น (Default Password) ของ Router

หลีกเลี่ยงการใช้เครือข่าย Wi-Fi สาธารณะ (Public Wi-Fi) ที่ไม่มีการเข้ารหัสในการเข้าถึงระบบของสำนักงาน หากจำเป็นต้องทำงานที่ร้านกาแฟ ให้ใช้การแชร์อินเทอร์เน็ตจากสมาร์ทโฟน (Personal Hotspot) แทนการเชื่อมต่อ Wi-Fi ฟรีของร้าน

ข้อมูลของสำนักงานถือเป็นทรัพย์สินที่ต้องได้รับการปกป้อง ให้ใช้งานและประมวลผลข้อมูลของสำนักงานผ่านระบบของหน่วยงานที่จัดเตรียมไว้ให้เท่านั้น แก้ไขเอกสารผ่านระบบ Document Management System ของสำนักงาน แทนการดาวน์โหลดไฟล์มาแก้ไขบนเครื่องส่วนตัวแล้วส่งกลับทางอีเมล

หลีกเลี่ยงการดาวน์โหลดหรือจัดเก็บข้อมูลของสำนักงานไว้ในอุปกรณ์ส่วนตัวโดยไม่จำเป็น หากมีความจำเป็นต้องดำเนินการตามมาตรการรักษาความปลอดภัยที่กำหนด หากจำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลสำคัญมาไว้ในเครื่องส่วนตัว ต้องทำการเข้ารหัสไฟล์ (Encrypt) หรือตั้งรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์นั้นๆ และลบไฟล์ทิ้งทันทีเมื่อใช้งานเสร็จ

ต้องระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งในการเปิดเผยข้อมูลสำคัญของสำนักงาน และข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ต่อบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง ล็อกหน้าจอคอมพิวเตอร์ (กดปุ่ม Windows + L) ทุกครั้งที่ลุกออกจากโต๊ะทำงาน แม้จะทำงานอยู่ที่บ้าน เพื่อป้องกันบุคคลในครอบครัวเห็นข้อมูลสำคัญ

เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความปลอดภัยในการสื่อสาร การประชุมออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับภารกิจของสำนักงาน ให้ใช้ระบบ Cisco Webex เป็นช่องทางหลัก หลีกเลี่ยงการใช้แพลตฟอร์มการประชุมอื่น เว้นแต่จะได้รับอนุญาตเป็นกรณีพิเศษจากหน่วยงาน

ผู้จัดประชุม (Host) ควรกำหนดรหัสผ่าน (Password/Passcode) สำหรับการเข้าห้องประชุม และควบคุมสิทธิ์ผู้เข้าร่วมประชุมให้เหมาะสม ตั้งค่าให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องรอในห้องรับรอง (Lobby/Waiting Room) ก่อน และ Host จะเป็นผู้อนุมัติให้เข้าห้องประชุมทีละคนหลังจากตรวจสอบชื่อแล้ว

ห้ามเผยแพร่ลิงก์การประชุม (Meeting Link) และรหัสผ่านในพื้นที่สาธารณะ หรือช่องทางโซเชียลมีเดียที่บุคคลภายนอกสามารถเข้าถึงได้ ส่งลิงก์การประชุมและรหัสผ่านผ่านทางอีเมลของสำนักงาน หรือช่องทางแชทภายในองค์กรเท่านั้น ไม่โพสต์ลงใน Facebook หรือกลุ่ม Line สาธารณะ

ผู้จัดประชุมต้องตรวจสอบรายชื่อและยืนยันตัวตนผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเริ่มการประชุมทุกครั้ง ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมเปิดกล้องเพื่อยืนยันตัวตนในช่วงเริ่มต้นการประชุม และตั้งชื่อ (Display Name) ให้เป็นชื่อ-นามสกุลจริง หรือระบุหน่วยงานให้ชัดเจน

การบันทึกภาพ เสียง หรือวิดีโอการประชุม ต้องดำเนินการตามระเบียบของสำนักงาน และต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า ก่อนกดปุ่ม Record ใน Webex ผู้จัดประชุมต้องกล่าวแจ้งให้ทุกคนในห้องประชุมทราบว่า "การประชุมนี้จะมีการบันทึกวิดีโอเพื่อใช้เป็นรายงานการประชุม"

ให้ผู้บังคับบัญชาสอดส่องดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นให้รับทราบและถือปฏิบัติตามแนวปฏิบัตินี้โดยเคร่งครัด โดยผู้บังคับบัญชาแต่ละระดับมีหน้าที่แจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบแนวปฏิบัติฉบับนี้ ติดตามและกำกับดูแลให้มีการปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงรายงานปัญหาหรือเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยต่อฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศโดยทันที

พนักงานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่ต้องรายงานลักษณะการใช้อุปกรณ์และสภาพแวดล้อมในการทำงานของแต่ละวันให้ผู้บังคับบัญชาทราบ เพื่อให้สามารถติดตามและประเมินความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างทันท่วงที

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศอาจดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามแนวปฏิบัตินี้เป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามมาตรการที่กำหนดอย่างครบถ้วน หากพบว่ามีการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตาม อาจดำเนินการตามระเบียบของสำนักงานต่อไป